Testen met publiek in januari: perspectief voor evenementen?

Jeroen van Rij   •  

Op de persconferentie van 8 december is bevestigd: er gaat getest worden of en hoe er weer veilig publiek aanwezig kan zijn bij evenementen. De testen gaan in januari plaatsvinden en moeten input geven voor nieuw beleid. Wat gaat dit betekenen voor organisatoren en sponsoren?

Sportclubs, theaters en zakelijke congressen

Waar eerder nog werd gezegd dat de testen alleen plaats konden vinden in de fase “waakzaam” is nu dus besloten de experimenten hoe dan ook in januari 2021 door te laten gaan. “Gewoon uitproberen in de praktijk dus, los van hoe de cijfers zich ontwikkelen.” aldus premier Mark Rutte.

De experimenten zullen "lokaal en heel gecontroleerd" worden gehouden bij geselecteerde sportwedstrijden, theatervoorstellingen en zakelijke congressen. In verschillende opstellingen wordt er gekeken naar hoe dit soort evenementen zo veilig mogelijk georganiseerd kunnen worden zodra er weer publiek is toegestaan.

Hoe geef je mensen maximaal ruimte, maar geef je het virus geen kans om weer toe te slaan? Mark Rutte Minister-president van Nederland

Duidelijkheid over (on)mogelijkheden publiek

Vrijwel alle organisatoren van evenementen in de sport-, culturele en zakelijke sector hebben er grote behoefte aan om weer publiek te ontvangen. Zij kijken nauwlettend mee naar de resultaten van de experimenten.

De grote vraag is hoeveel publiek je straks kunt toelaten bij je evenement en welke spelregels er dan gelden. Een belangrijke vraag om te beantwoorden is hoeveel afstand er tussen mensen uit verschillende huishoudens moet worden aangehouden. Is de standaard 1,5 meter voldoende of moet dit onder bepaalde omstandigheden meer zijn? Of kan de onderlinge afstand juist kleiner zijn wanneer het publiek buiten zit? Ook moeten de experimenten uitsluitsel geven over het beleid rondom verschillende leeftijdscategoriën en de plaatsing op tribunes.

Meer mogelijkheden; meer geregel

Als er straks meer kan is dat natuurlijk goed nieuws voor evenementorganisatoren die nu veel omzet mislopen. Tegelijk brengt het ook veel extra organisatorische rompslomp met zich mee. Organisatoren zullen veel verantwoordelijkheid krijgen bij de naleving van de afgesproken voorwaarden om publiek te ontvangen. Zij moeten er straks op toezien dat hun gasten op de juiste plek zitten en genoeg afstand houden. Tussen de eerste en de tweede besmettingsgolf in Nederland hebben veel organisatoren al gezien hoeveel werk erbij komt kijken om tribunes goed in te richten, rekening houdend met alle beperkingen.

Onzekerheid blijft: flexibiliteit is de sleutel

Totdat iedereen in Nederland is gevaccineerd zal de onzekerheid voor organisatoren van evenementen hoe dan ook aanblijven. Zaken zoals publieksgrootte en afstand tussen gasten blijven hoogstwaarschijnlijk variabel, afhankelijk van het aantal dagelijkse besmettingen in Nederland. Voor organisatoren zal het daarom vooral belangrijk zijn om snel in te kunnen spelen op veranderingen, door zo veel mogelijk flexibiliteit in te bouwen in hun processen en logistiek.

Tckl helpt evenementorganisatoren met FlexSeats: een klein maar slim programma dat op de achtergrond steeds berekent waar publiek wel en niet kan zitten. Bij elke bestelling wordt gekeken naar de samenstelling van de groep, de leeftijdscategoriën en wie er uit hetzelfde huishouden komen. Ook wordt gekeken of iemand recent een negatieve coronatest heeft gehad en in een later stadium of iemand al gevaccineerd is.

Op basis van al deze factoren wordt er voor het gehele publiek een optimale plaatsing berekend om te voldoen aan alle veiligheidseisen en afstandsnormen. Door groepen mensen die bij elkaar horen niet alleen naast elkaar te plaatsen, maar ook onder of schuin van elkaar, ontstaat er ook met inachtname van strenge afstandsregels veel capaciteit op tribunes. De organisator hoeft zelf niet meer uit te rekenen waar gasten wel of niet mogen zitten.

Voorbereid op wijzigingen met FlexSeats

Gebruikers van FlexSeats zijn altijd voorbereid op beleidswijzigingen. Als wordt besloten dat de verplichte afstand tussen mensen groter of kleiner wordt, dan is dit snel en eenvoudig door te voeren en kan het publiek direct opnieuw worden ingedeeld. FlexSeats is bovendien niet alleen voor Tckl ontwikkeld: via een API kan ieder ticketsysteem een koppeling maken waarna het algoritme van FlexSeats direct wordt toegepast bij elke bestelling.

Meer weten over FlexSeats en hoe je je kunt voorbereiden op de aankomende onzekerheden voor evenementen? Bekijk de website van FlexSeats of neem contact met ons op.

Kies het beste voor jou en je gasten

Met Tckl kies je voor de beste oplossing voor het Guest Management van al je fysieke, online en hybride evenementen. Nodigt jouw organisatie regelmatig gasten uit voor verschillende evenementen? Zorg dat je vanaf nu alles perfect hebt geregeld.